Mijn ervaring met werken in remote teams

Simpele suggesties voor effectief remote work (op afstand werken):

1. Houd dagelijkse of wekelijkse digitale meetings om kort te overleggen waar iedereen staat (ook genoemd “standups”). Begin met een checkin (kan in een paar woorden of paar zinnen: hoe staat iedereen ervoor? en checkout (hoe stap je uit de call/gesprek, wat heb je ervan onthouden of wat is gevoel? (houd checkin/checkout gevarieerd: laat me weten of je tips wil hebben).

2. Verdiep je in de tools. Als business coach maak ik hier steeds meer gebruik van. Digitale tools als Microsoft Teams of Slack zorgen ervoor dat je zware documenten kan uploaden en in teamverband kan werken, zodanig dat alle geschiedenis beschikbaar blijft (als je een paar dagen niet online bent geweest kan je gemakkelijk “bijlezen”).

3. Ook brainstorms, UX design sprints, innovatie sessies kunnen remote: Mural.co of Trello.com zijn voorbeelden van tools om teamwork op afstand digitaal visueel inzichtelijk te maken.

4. Online calls kunnen via Zoom en Skype - het blijft soms behelpen. Zorg dat je beeld goed zichtbaar is en dat je goed belicht bent (en denk aan de rommelige klerenkast of de berg was achter je).

5. Probeer ook één op één de menselijke gesprekken te blijven houden, al is het maar door daar een paar zinnen aan te besteden. Niet alleen over zaken praten. Corona heeft grote impact in persoonlijk leven. Mensen stellen zich sneller open (ook voor zakelijke vragen) als ze hun hart hebben gelucht over zaken die hen bezighouden - zie ook punt 6 hieronder.

6. Denk aan je gebaren: het helpt om bijv iets expressiever te zijn. Gebruik je duim om aan te geven dat je akkoord bent. En je hand op te steken als je iets wil zeggen.

7. Bij video conferences is iedereen geneigd om in het scherm te kijken. Probeer in ieder geval af en toe in je camera te kijken, om visueel contact te maken. Hier gaat het ook weer om die connectie te behouden die live zoveel makkelijker gaat.

Hieronder een toelichting op Remote werken:

Werk je veel remote als team, of ben je van plan dat te doen (maart 2020: bijvoorbeeld nu de tijd van Covid-19), leer dan van mijn lessen - na vijf jaar skypen, slacken, Teams, google hangouts en Facetimen met verschillende teams. Als business coach in Amsterdam maar ook als mede-oprichter van een startup.

1. Regelmatige standups

Plan dagelijkse (of tenminste wekelijkse) digitale standups. Liefst vroeg in de week, waarbij iedereen aangeeft wat zijn projecten zijn.

En vertel elkaar in die meetings wat de eventuele blokkades zijn om je taken uit te voeren.

De rest kan daar (later) op inhaken. Dit is trouwens één van de Scrum principes.

Laat één van de teamleden faciliteren, liefst niet altijd dezelfde, maar rouleer. Houd het kort (5-15 min ) door middel van gebruik van een wekker.

2. Digitale tools

Verdiep je zoveel mogelijk in de digitale tools die remote work faciliteren. Slack is waar wij als teamleden elkaar tegenkomen: een online platform om samen te werken. Op het digitale notice board van Slack kan je recente berichten van je teamgenoten volgen. Je hoeft elkaar minder bij te praten, al dan niet met mails.

En waar het nodig, kan je vertrouwelijk één op één chatten (zie punt 6). Slack dus als een referentiepunt van alle communicatie, inclusief makkelijke uploads van alle documenten. Ik beschouw het als een aantrekkelijk kruising tussen Whatsapp en Google docs (wat trouwens geïntegreerd is met Slack). Inmiddels heeft Microsoft zich op deze snelgroeiende markt gestort met Microsoft Teams (een omgebouwde versie van Skype for business).

3. Teamsessies (collaborative work)

Hier hebben we het dus niet over een simpele videoconference. Maar over brainstorms, UX design sprints, innovatie sessies, allemaal onderdelen van collaborative work waarbij we idealiter face to face werken, maar soms op afstand móeten werken.

Mural.co of Trello.com zijn voorbeelden van tools om teamwork op afstand digitaal visueel inzichtelijk te maken. Teamleden van Hanno kozen ervoor om zich op digital teamwork toe te leggen en zitten in minstens vijf verschillende landen.

Eén ding is zeker, hoewel het misschien niet perfect werkt (vooral naar de smaak van vooral oudere werknemers, waar ik trouwens ook toe behoor), is online collaborative werk iets waar we niet meer omheen kunnen.

4. Online meetings

Dit blijft een uitdaging. Echo’s, slechte connectie, mensen die wegvallen, een incompleet beeld – je kent het ongetwijfeld. Het is bizar dat dit nog niet vlekkeloos kan.

Skype for Business werkt over het algemeen goed, maar duur en is dus niet de oplossing voor kleinere ondernemingen, zoals startups en zzp’ers. Dan zijn er de gratis apps als Google Hangouts, Skype, Facetime (Facebook heeft nu Workplace voor collaborative work). Veel doen. Hoe meer je ermee vertrouwd raakt, hoe sneller je kan schakelen van bijv. Skype naar Google Hangouts als er iets niet goed werkt.

5. Feedback

Een belangrijk middel om een team goed te laten functioneren is regelmatige feedback. En dat kan ook op afstand: een online tool voor feedback is bijvoorbeeld Matter.

Niet iedereen zit op regelmatige feedback te wachten. Emotioneel beladen soms en tricky,

Ook hier geldt, gewoon veel doen. Hoe regelmatiger je het doet, hoe makkelijker het wordt. Routinematig sleepten we in ons team met rode vlekken in de nek door de vele feedback momentjes, totdat het tweede natuur werd. Het zijn continue checks en balances waardoor je tijdig aan de rem kan trekken als iets je niet bevalt (Hockeycoach Marc Lammers doet trouwens niet aan feedback maar heeft het liever over feed forward).

6. Eén-op-één sessies

Remote werkende teamleden zullen vaker in hun eentje opereren, zoals ik vanuit Amsterdam doe.

En ook ik voelde me sneller geïsoleerd van de rest. En als er al overleg is, bijv. in video conferencing, merkte ik dat er minder sociale woorden uitgewisseld worden (zoals in real life gebeurt bij het halen van de koffie etc.). Zorg daarom voor regelmatige één-op-één sessies tussen teamleden - het is tijdens deze gesprekken juist de bedoeling om even over thuis, gezondheid en het persoonlijk leven te houden. Bij Zapier noemen ze dat Pair Buddies.

7. Communicatie

Bij video conferences is iedereen geneigd om in het scherm te kijken. Probeer in ieder geval af en toe in je camera te kijken, om visueel contact te maken. Oogcontact zorgt voor positieve impact, je krijgt meer aandacht én je boodschap wordt beter ontvangen.  Zit rechtop. Zorg voor een rustige achtergrond en voldoende licht op je gezicht. Er wordt soms geopperd om in grote groepen met vaste handgebaren te werken, maar ik ben daarvan nog niet echt overtuigd.

Robert de Wilde is een gecertificeerde loopbaancoach en business coach en mediator uit Amsterdam met 10+ jaar ervaring.