In dit artikel geef ik nogmaals mijn 7 tips voor het werken op afstand (remote work). Een digitale werkrelatie opbouwen met iemand die werkt in India, Madrid of Budapest. Kan dat?

Volgens relatietherapeut Esther Perel zijn menselijke relaties de sleutel tot succes, ook binnen bedrijven. Ze gaat zich nu ook op corporate klanten richten. En, zoals tussen echtgenoten geldt: een goede relatie tussen CEO en COO is essentieel voor het succes van het bedrijf. Volgens Perel moeten we vooral leren begrip en vertrouwen te hebben, empatisch te zijn om het bedrijf te laten slagen.

Hoe bouw je aan een remote team?

Maar dat brengt me op remote work, op afstand werken dus.

Vertrouwen en empathie zijn dus essentieel. Maar hoe bouw je dat op met iemand die werkt in India, Madrid, of Budapest. Die je nog nooit gezien hebt, maar met wie je veel mee heen en weer mailt en aan videoconferencing doet. En hoe vermijd je bijvoorbeeld conflicten? Want misverstanden liggen op de loer, onder andere door cultuurverschillen, misverstanden en het gebrek aan echt menselijk contact.

Toen ik veel werkte aan complexe ICT projecten als legal counsel waren menselijke conflicten vaak een oorzaak van mislukte projecten, eerder nog dan de complexiteit van de techniek of van het project zelf.

En daar komt dan nog bij de uitdaging van het werken vanuit verschillende locaties.

Met mijn startup Abracademy.com (ziehier het artikel dat de Financial Times over ons schreef) werkten en werken we nog steeds vanuit twee locaties, Amsterdam (ik) en Londen (de rest van het team). Met vallen en opstaan leerden wij wat wél, en niet werkt.

Werk je veel remote als team, of ben je van plan dat te doen, leer dan van mijn lessen — na vier jaar skypen, slacken, google facetimen:

7 TIPS VOOR HET WERKEN OP AFSTAND

1. REGELMATIGE STANDUPS

Plan een dagelijkse (of tenminste een wekelijkse) digitale standups. Liefst vroeg in de week, waarbij iedereen aangeeft wat zijn projecten zijn. En vertel elkaar wat de eventuele blokkades zijn.

Dit is trouwens één van de Scrum principes. Laat één van de teamleden faciliteren, liefst niet altijd dezelfde maar rouleer wekelijks of maandelijks. Houd het kort (5–15 min ) door middel van gebruik van een wekker.

2. DIGITALE TOOLS

Verdiep je zoveel mogelijk in de digitale tools die remote work faciliteren. Slack is waar wij als teamleden elkaar tegenkomen: een online platform om samen te werken.

Op het digitale notice board van Slack kan je recente berichten van je teamgenoten volgen en er is dus eigenlijk nooit een excuus om niet op de hoogte te zijn. Voordeel: je hoeft elkaar minder bij te praten, al dan niet met mails.

En waar het nodig is kan je vertrouwelijk één op één chatten (zie punt 6). Slack dus als een referentiepunt van alle communicatie, inclusief makkelijke uploads van alle documenten. Ik beschouw het als een verleidelijke kruising tussen Whatsapp en Google docs (wat trouwens geïntegreerd is met Slack).

7 tips voor het werken op afstand en online meetings.

3. TEAMSESSIES (COLLABORATIVE WORK)

Hier hebben we het dus niet over een simpele videoconference. Maar over brainstorms, UX design sprints, innovatie sessies, allemaal onderdelen van collaborative work waarbij we idealiter face to face werken, maar soms op afstand móeten werken.

Mural.co of Trello.com zijn voorbeelden van tools om teamwork op afstand digitaal visueel inzichtelijk te maken. Teamleden van Hanno kozen ervoor om zich in digital teamwork toe te leggen en zitten in minstens vijf verschillende landen.

Eén ding is zeker, hoewel het misschien niet perfect werkt (vooral naar de smaak van vooral oudere werknemers, waar ik trouwens ook toe behoor), is online collaborative werk iets waar we niet meer omheen kunnen.

4. ONLINE MEETINGS

Dit blijft een uitdaging. Echo’s, slechte connectie, mensen die wegvallen, een incompleet beeld — je kent het ongetwijfeld. Het is eigenlijk verbazingwekkend dat dit nog steeds niet vlekkeloos kan. Skype for Business werkt over het algemeen goed, maar duur en is dus niet de oplossing voor kleinere ondernemingen, zoals startups en zzp’ers. Dan zijn er de gratis apps als Google Hangouts, Skype, Facetime (Facebook heeft nu Workplace voor collaborative work). Hier is het devies: gewoon veel gebruiken en oefenen. Hoe meer je ermee vertrouwd raakt, hoe sneller je kan schakelen van bijv. Skype naar Google Hangouts als er iets niet goed werkt.

5. FEEDBACK

Een belangrijk middel om een team goed te laten functioneren is regelmatige feedback. De continue checks en balances waardoor je tijdig aan de rem kan trekken als iets je niet bevalt (Hockeycoach Marc Lammers doet trouwens niet aan feedback en heeft het over feed forward). Niet iedereen zit op regelmatige feedback te wachten. Emotioneel beladen (soms) en tricky, maar hoe regelmatiger je het doet hoe makkelijker het wordt; ook in mijn team. Routinematig sleepten we ons (met rode vlekken in de nek) door de vele feedback momentjes, totdat het tweede natuur werd. En feedback is -net als in een echt huwelijk- nuttig, maar we doen het natuurlijk te weinig. Een online tool voor feedback is bijvoorbeeld Matter.

6. EÉN-OP-ÉÉN SESSIES

Remote werkende teamleden zullen vaker in hun eentje opereren, zoals ik vanuit Amsterdam. En ook ik voelde me sneller geïsoleerd van de rest. En als er al overleg is, bijv. in video conferencing, merkte ik dat er minder sociale woorden uitgewisseld worden (zoals in real life gebeurt bij het halen van de koffie etc.).

Zorg daarom voor regelmatige één-op-één sessies tussen teamleden — het is tijdens deze gesprekken juist de bedoeling om even over thuis, gezondheid en het persoonlijk leven te houden. Bij Zapier noemen ze dat Pair Buddies.

7. COMMUNICATIE

Bij video conferences is iedereen geneigd om in het scherm te kijken. Probeer in ieder geval af en toe in je camera te kijken, om visueel contact te maken. Oogcontact zorgt voor positieve impact, je krijgt meer aandacht én je boodschap wordt beter ontvangen. Zit rechtop. Zorg voor een rustige achtergrond en voldoende licht op je gezicht. Er wordt soms geopperd om in grote groepen met vaste handgebaren te werken, maar ik ben daarvan nog niet echt overtuigd.

Heb je verdere tips, laat me weten!

Robert de Wilde is loopbaancoach en business coach in Amsterdam (voormalig advocaat in Nederland en de Nederlandse Antillen). Voor meer informatie over loopbaancoaching of wat een business coach voor je kan doen, stuur een mail via Contact.